Deutschland beherbergt die größte türkische Bevölkerung in Europa, was zu einem hohen Bedarf an konsularischen Dienstleistungen in den türkischen Konsulaten in Deutschland führt. Das Außenministerium hat eine Terminvergabe-App implementiert, um den Bürgern modernere und zeitgemäßere Dienste anzubieten. Mit dieser Anwendung wird beabsichtigt, dass die Bürger ihre Termine im Voraus planen und so ihre Zeit effizienter nutzen können. Allerdings können Verspätungen bei Terminen, unerwartete Schwierigkeiten oder die Buchung eines einzelnen Termins für mehrere Angelegenheiten dazu führen, dass die Verfahrensprozesse länger dauern als erwartet oder organisatorische Schwierigkeiten verursachen. Solche Szenarien führen zu Störungen in der Warteschlangenordnung in den Konsulaten und verursachen einen ständigen Bedarf an Kommunikation sowohl unter den Beamten als auch den Bürgern, was zu unerwünschten Situationen führen kann.
Türkische Konsulate in Deutschland haben begonnen, Q-Smart Sıramatik Systeme zu verwenden, die in das Terminvereinbarungssystem des Außenministeriums integriert sind, um den Bürgern einen geordneteren und effektiveren Service zu bieten. Das Sıramatik-System zeigt die Liste der Personen, die einen Termin haben, auf speziell für jeden Bereich entworfenen TV-Bildschirmen auf eine Weise an, die den Datenschutz nach KVKK gewährleistet, und ordnet diese Termine nach den vorgesehenen Zeiten. Die Bürger warten darauf, dass ihre Reihe kommt, basierend auf den Informationen, die auf den Bildschirmen im Wartebereich angezeigt werden, entsprechend ihren eigenen Terminzeiten und Aufrufreihenfolgen.
Beamte rufen Bürger mit Terminen über auf dem Tisch platzierte Terminals, die drahtlos über WiFi funktionieren. Die Terminzeit und persönlichen Informationen des aufgerufenen Bürgers werden auf dem Bildschirm des Terminals angezeigt. Auf diese Weise wird von dem Beamten bestätigt, dass der eingetroffene Bürger der richtige Termininhaber ist (während der Name im Wartezimmerbildschirm maskiert angezeigt wird, wird er auf dem Terminal des Beamten offen dargestellt).
Bürger, die darauf warten, dass ihre Namen auf den Bildschirmen erscheinen, können auch feststellen, dass über die Konsulatsbildschirme Ankündigungen ausgestrahlt werden. Diese Ankündigungen können für jeden Bildschirm individuell gestaltet werden. Die Bildschirme zeigen abwechselnd die Ankündigungen und die Personenliste an. Wenn ein Aufruf erfolgt, beendet der Bildschirm sofort die Ankündigung, wechselt zum Aufrufbildschirm und informiert die aufgerufene Person sofort mit akustischen und visuellen Warnsignalen.
Mit diesem innovativen System verfügen Konsulate über einen modernen und geordneten Arbeitsablauf und bieten den Bürgern die Möglichkeit, ihre Wartezeiten angenehm und produktiv zu verbringen. Bürger können in den Wartezimmern in einer komfortablen Umgebung sitzen, während sie Kaffee trinken oder Zeitung lesen und so ihre Wartezeit sinnvoll nutzen. Das System ermöglicht es den Bürgern, klar zu verfolgen, wann sie aufgerufen werden, vermeidet unnötige Störungen der Beamten und ermöglicht einen flüssigeren Ablauf der Konsulatsdienste.
Diese Innovation hat das Verständnis für eine zeitgenössische und moderne Dienstleistung in den türkischen Konsulaten in Deutschland hervorgebracht, die Zufriedenheit der Bürger deutlich erhöht und die Dienstleistungsprozesse transparenter und zugänglicher gemacht. Darüber hinaus hat sie die Arbeitsbelastung des Konsulatspersonals verringert und die Zufriedenheit der Bürger mit den im Konsulat erhaltenen Dienstleistungen gesteigert.
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